「証拠書類」について

実績報告を行う際にご提出いただく「支出に関する証拠書類」は、「補助事業のために事業者自身が支出したことが確認できる証拠書類」となりますので、当然のことながら請求書であれば「契約した取引が全て完了した後」、領収証であれば「報酬の支払いが行われた後」に発行されるものです。

実績報告を急ぐあまり未完了の段階で証拠書類を授受することにより、主催者と業務の従事者との間でトラブルとなっている例があります。必ず補助事業が終了し、金額が確定した段階で有効な証拠書類を接受し、実績報告をしていただきますようお願いします。

実績報告の段階で金銭の接受が未完了の場合は、領収証ではなく請求書で実績報告を行っていただくことも可能です。ただし、実績報告をご提出いただいた後でも請求書に基づき必ず支払いを行い、支払いに関して振込みが確認できる証拠や領収証を保存してください。これらの証拠書類は、募集要項38ページに記載の通り、補助事業関係書類として事業終了後5年間(2028年3月31日まで)保存しなければなりませんのでご注意ください。また、事務局や国の補助金等の執行を監督する会計検査院からの求めがあった際に、いつでも閲覧に供せるよう保存し、実地検査等が行われる場合は、補助金の交付を受けた者の義務として応じなければなりません。

なお、事業者が支払い相手に代わり証拠書類を作成することは違法行為であり、補助金の不正受給が行われた場合には、補助金交付決定の取消・返還命令、不正の内容の公表等や、5年以下の懲役もしくは100万円以下の罰金に処せられることがあります。

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